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政治处，从名称上即可想象到，它所从事的，必定是政治方面的事务，这个处历来被认为是各国大使馆中最重要的部门。 6park.com
　　一些关心国际事务、又经常看报、因而对外交略有所知的人们，他们经常能从报纸或电视上看到两个国家之间进行一些交涉，或者互相访问，或者互致抗议，不时见照会往来，时而有召见洽谈，这常常就是他们所看到的外交。这一类外交活动，一般都是政府之间的交涉和来往。这些任务在大使馆里大多是由政治处承担的。这毫无疑问是大使馆所承担的最重要的任务，因此这些事情经常见诸报端。
　　而实际上，政治处还从事着一些人们并不了解甚至不会知悉的事务。各国都把政治处视作大使馆的核心，不但因为政治处所处理的是国家之间的政治关系，还因为大使馆的政治处在制订对一个国家的外交政策，以及在执行这一外交政策方面，起着十分重要的作用。
　　政治处是如何发挥这一作用的呢？下面本章要讲述政治处的具体工作职能，它正是通过执行一项一项具体的职能，发挥着协助制订和执行外交政策的重要作用的。
　　政治处的主要工作职能，概括起来讲，不外乎四项：第一是收集情报和及时向国内做出准确可靠的报告；第二是和驻在国有关方面的人士建立友好的关系；第三是对外宣传，向驻在国政府和人民宣传本国的政治、经济、文化、社会、外交、历史等各个方面的国情，努力增进驻在国对本国的了解；第四是办理各种案件，处理各项事务。
　　概而言之，可以说大使馆内的任何一个处室都负有这四项任务，就是说，它们部承担着收集情况，做出报告，与有关人士建立关系，针对不同的对象宣传自己的国家及其政策，以及办理各项事务的任务。但是由于各处室所承担的具体职责各不相同，因此，它们在这四个方面的任务的具体内容是各不相同的。
　　调查研究
　　收集情报，凋查驻在国各个方面的情况，加以研究分析，并及时向本国政府提出报告，可以说是大使馆和领事馆，特别是它们的政治处的最重要和最基本的任务之一。
　　1963年的《维也纳外交公约》对此就有明确的规定。该公约的第三条（丁）款写道：大使馆的职责之一是“以一切合法手段调查接受国之状况及发展情形，向派遣国政府具报”。
　　而外交家和外交学家们对于这一工作及其重要性的论述和叙述就更多了。
　　国际法学家沃恩·威廉斯就认为：“外交官的大部分工作在于收集外国的资源、商业、政府要人及政治家的正确情报，至于陆海军的情报那就更不用说了。”
　　印度外交学家罗伊说：“外交官的一个主要职能是收集和报告情报，他通过选择和估价转交本国政府的资料，以此影响高层决策者的思想。……加之他们从现场发回来的建议具有一种真实性的光辉，这使它们在国内有大的份量。”
　　英国外交学家费尔萨姆在他所著的《外交手册》一书中说：“使馆长的首要职责是执行外交部的指令，根据国内的要求提出报告。而且，不管是否有国内的指示，他都应当就本国政府应该采取的政策主动提出建议，并向本国政府提供他认为有意义的情报。”
　　费尔萨姆还说：使馆应“就具有重要政治与经济意义的事件，不论它具有直接的意义（如国家预算，政府的人事变动），或间接的意义（如社会经济条件的变动与发展趋向），向本国政府提出报告，并对驻在国各政治派别的观点（如地方报纸或其他外交官的观点）做出评论”。并应“密切注意驻在国有影响的人士和政权的背景”。
　　另一位英国外交学家亚当·沃森提到：“为了履行一个外交机构的首要任务，即了解或聪明地推测出需要知道的另一个国家的情况，最重要的工具是常驻使馆。这是欧洲外交的重大发明。……一个政府必须知道其他政府可能做出什么事情，是有益于它的国家，还是会伤害它的国家，尤其在军事领域内；还应该知道它们会对它的利益带来什么样的非军事形式的援助或破坏，比如，在经济方面，一个政府需要了解其他政府可能要做什么，了解什么是可能发生的事情，并诱劝其他政府做出有利于自己的选择。这就是对外政策的目标。”
　　我们前面提到的《外交学原理》一书中对于大使馆的搜集情报工作也有清楚的论述：“外交官本系国家的耳目，故其职务即观察与调查。调查是使节最重要的职务，因为政府远在万里，对于驻在国的一切举动，都不能亲看。苟欲决定外交政策，筹划应付方针，必须借赖使节为之报告一切，否则不是闭户造车，就是隔靴搔痒。使节要报告的事件很多，如驻在国的政治经济商业社会概况，国家的富强与实力，政府的态度，人民的公意，海陆军状况，以及政党现状，舆论势力，议院定案，行政情形，财政近况，工业前途，制造专品贸易统计等是。《周礼》说得好：‘及其万民之利害为一书，其礼俗政事教治刑禁之逆顺为一书，其悖逆暴乱作慝犯令者为一书，其礼丧凶荒厄贫为一书，其康乐和亲安平为一书…以反命与王，以周知天下之故。’”
　　新中国外交界用具有本国特色的语言概括了大使馆收集情报的工作，叫做“调查研究”。应当说，这是一个比较准确的说法，即调查关于驻在国的方方面面的情况，井对其进行研究分析，做出判断，得出看法，提出报告。
　　前面我们曾提到，在中国大使馆和领事馆里，政治处被称作“研究室”，在这儿我们就可以找到这样做的理由了。这实在是一个十分富有中国特色的称呼，从收集情报和提供政策建议的角度讲，似乎要比“政治处” 这一叫法更准确、更全面。
　　中国现代史上最杰出的外交家周恩来对这项工作有这样的论述：“要重视调查研究，起到国家的耳目作用。调查研究要去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里。”
　　曾经担任过中国国务院副总理兼外交部长的陈毅元帅在谈到调查研究工作时对中国的驻外大使们讲过这样一段话，他说：“办外交既要纵观大局，抓大事，又要见微知著，善于抓住动向；在国外工作要见事早，得机早，才能争取主动；见事迟，得机迟，势必陷于被动。要做到见事早，得机早，办法就是调查研究，对形势变化要多研究，才能时刻把握局势发展的关键，做出符合客观实际的分析。”
　　中国的一位女大使祝幼婉在她的回忆文章中提到：“使馆必须紧密注视驻在国的形势发展，及时向国内提供信息，这是不言而喻的任务。”
　　马丁·迈耶说：“外交官必然会对东道国的事务特别关心，其程度要远远超过本国任何人。”
　　那么，所谓的收集情报，或者叫调查研究，主要应当收集哪些信息、调查哪些情况呢？
　　一般来讲，需要收集和了解的情况和信息可以分为基本情况和动态信息两大类。
　　所谓基本情况，是指一个国家的自然条件、地理形势、气候特点、历史演变、人口概况、自然资源、社会体制、政治制度、法律规章、经济结构、文化传统、民族风俗，等等。可以说，是构成一个国家的特点的一些基本性的信息和情况，是长期形成的，而且在一定时期内不会发生大变化的。这些基本情况并不等同于当前该国的政治、经济、社会、文化、军事发展等情形，但却决定着、制约着和影响着上述诸方面的发展形势和趋向。
　　所谓动态信息，则是指当前的形势，指近几年尤其是近几个月来，该国的政局发展、经济运行、人民生活、社会动态、舆论倾向、文化情况、军事形势、外交活动，以及该国政府的各项政策、措施、行动，及其结果和影响，该国政府的计划、意向，该国国际关系的当前状态、可能趋势、存在问题等。
　　对于各个国家的驻外使馆来说，了解驻在国的政治局势的发展，估计和预测政局可能的变动，无疑是调查研究工作中的头等重要的任务。
　　如美国总统大选每四年举行一次，大选的结果将决定政府的更迭或延续。因此，大选之年，所有驻美国的外国使馆会无一例外地花费极大的精力来搜集有关美国大选的种种信息和情报，关注大选活动的每一阶段的进程，预测大选可能的结果。在大选开始之前，期中，直至大选前夕，各级外交官们会使出浑身解数，了解、搜集、分析、研究有关大选的种种明的、暗的、公开的、隐蔽的、表面的和真实的信息，从候选人的身世、背景、政策主张、竞选表现，到党派的竞选策略、竞选口号；从国内的经济发展、社会形势，到外交的得失成败；从选民的期望、要求，到舆论的褒贬捧弹，样样都是各国使馆关心的内容。外交官们会和总统候选人的竞选班子工作人员一样，一个州一个州地估计各名候选人的胜负前景，计算他们可能获得的选票，力图向各自的政府做出尽可能准确的预报。
　　而一旦大选揭晓，新总统诞生，各国使馆少不得要分析出现这一结果的原因，更要预计组成新政府的各位大员，推测下届政府对内对外的各项政策；即使是在任总统蝉联，也要估测内阁可能的变动情况和政策会作何种调整。
　　可以想象得到，一场沸沸扬扬的美国大选，足够各国驻美国使馆忙上一年的。
　　驻其他国家的大使馆，一般来讲，也都把驻在国的政局变动看成是它的头等大事。若干年一度的大选，必定成为一年中忙碌的对象。如1997年4月举行的英国大选，工党领导人能否入阁拜相，保守党还有无可能继续占据唐宁街十号，必然是所有各国驻英国大使馆当时操心关注的首要事情。
　　1976年中国领导人周恩来、毛泽东相继去世，文化大革命尚未宣告结束的中国究竟将走向何方，文化革命中飞黄腾达的不可一世的新领导人能否巩固他们的地位，多年来备受压制的老干部老将军们还会继续忍受他们的命运吗？这无疑会成为当时驻中国的大使馆，尤其是大国的大使馆，所极为关注的要事。他们必定要密切注意动向，多方收集信息，四处打探情况，百般进行分析，力图从扑朔迷离的政治现象中，做出准确的预测和估计。因为中国政局的变动，不但会决定中国的前途，无疑也会影响东亚的大局，更会进而对世界局势产生影响，对于与各国的双边关系也定然干系重大。
　　1996年12月7日，秘鲁发生人质事件，秘鲁图帕克阿马鲁游击队攻进日本驻秘鲁大使馆，在招待会上扣押了包括日本大使和秘鲁政府部长在内的700余名人质。这一危机持续了136天。1997年4月22日，秘鲁总统命令秘鲁武装突击队突然袭击了日本大使馆，击毙恐怖分于5名，救出了其余全部人质，整个事件方告结束。这一事件在秘鲁国内发生，必然有其深刻的政治和社会背景。事件的发生、发展与结束，定会对秘鲁的国内政局、经济发展、社会动向、对外关系，以及对秘鲁总统藤森的政治命运产生重大影响。了解、观察和分析这一事件及其起因、结果、影响，必然会成为各国驻秘鲁大使馆在这一段时期的重要任务。
　　政局的风云突变或季节更替，当然会令外交官们关注，但那毕竟还不是每天都在上演的活剧。大使馆政治处日复一日地注视、观察、分析、研究的，主要还是驻在国政坛平常逐日发生的事情，它们可能明显确定，也可能隐蔽含糊，可能轻微琐屑，也可能重大紧要。这就要求外交官必须时时刻刻睁大眼睛，竖起耳朵，阅读各种报刊文件，收集各种资料信息，在每一次讲话中捕捉有用的线索，在每一场报告会中体会隐含的深意。
　　比如，在日本，社会党和自民党之间的角逐，自民党内各派势力的消长；在俄国，叶利钦总统病情的起伏，丘拜斯影响的增衰；在德国，东部失业率的高低变化；在法国，大城市中外国移民人数的增加；以及在许多国家，天气的变化、农业的丰歉、矿产品的价格、疾病的流行……种种事态发展，都可能从不同角度不同程度地影响一个国家的政局发展，并进而影响其对外政策。
　　一般说来，大使馆政治处的外交官们首先要关注的，应当是驻在国的政治形势、社会形势和发展趋势。政治形势，议会和政府的争执，各政党之间在政治上的斗争，尤其是驻在国政府的情形，政府的组成、政策走向和执政能力，政府地位是否稳固，是决定一个国家的国内形势和它的对外方针与行为的核心因素。而一个国家的社会形势和经济发展情况又会影响其政府的各项政策，甚至决定政府的命运，决定政府是否不得不改组或者改变政策，甚至是否能继续生存下去。驻在国的国内局势是否稳定，以及它可能决定和执行一些什么样的外交政策，当然会影响本国与它的关系，影响本国对之采取的政策。
　　另外一个调查研究的重点，就是驻在国和使馆派出国本国之间的双边关系，驻在国对本国的政策，驻在国和本国的政治、经济、军事、文化等各方面的关系。作为本国派到驻在国的外交代表机构，大使馆的最重要的职责便是协助本国政府制订和执行正确的对外政策，以确保本国与驻在国的双边关系的发展符合本国的政治、经济、安全利益，有利于本国在各个方面的发展。双边关系现状如何，其发展趋向有何问题，需要采取何种措施或对策以推动双边关系向有利方向发展，必然是派驻的使馆所应关心的重要内容。因此双边关系也是大使馆政治处调查研究工作的重点之一。
　　第三个重要方面是驻在国所在地区的形势，该国和周边国家的关系；以及，如果驻在国是个大国，这个国家在世界大格局中的作为、影响及关系。这些也应被列为调查研究的重点内容。
　　当今世界，各个国家之间的互相依存关系日益密切，经济的一体化和全球化趋势日见发展，任何一个国家的对内政策和对外政策都不可能不对周围国家乃至世界局势产生影响。因此，一个国家与其本地区国家的关系变化，对于其他国家也有重大影响，值得有关国家关注；大国具有世界影响，他们在全球国际关系中的行为及其战略的动向，更具有重要意义，更值得各国加以关注和研究。各国将不得不根据世界格局中的大变动来对本国的外交政策进行必要的调整。
　　其他领域的情报的搜集和研究，毫无疑间，都应当围绕这三个重点而展开，并最终服务于这三个重点专题的调查研究。
　　作为外交官，尤其是服务于第一线的大使馆内，是直接从事外交工作的，当然应当而且必须密切关注整个世界形势，密切关注全球国际关系的发展变化，要能够把握住当前国际局势发展动向，要能对于世界大格局的转变和运作有清楚的了解。只有全局在胸，才能对于驻在国及驻在国所在地区的形势能有更清醒和更深刻的了解，做出更准确和更具有预见性的分析，提出更切中肯肇更有参考意义的报告。
　　还需要指出的是，随着国际局势的最新发展，冷战时代终于终结，两大阵营的对峙已然结束，世界进入了一个新的发展时期。各国之间的较量，已由原来主要在军事和战略方面的角逐，转而为综合国力的竞争。经济因素在国际关系演变和外交斗争中的地位和作用越来越重要。同时，一些全球性的问题日益凸现，如毒品犯罪、环境保护、海洋开发、知识产权保护、大规模杀伤性武器扩散的控制，乃至国际互联网的出现及其对各国文化、科技、金融、商业联系和信息交流的功效和影响，等等。各国外交官在这些方面参与交涉、磋商、谈判、协调的任务愈来愈重，这就给各国的外交官员们提出了熟悉新的业务、增长新的知识、开拓新的领域的问题，给外交官们从事的调查研究工作提出了新的课题。
　　大使馆收集信息和情报，对此进行分析和研究，据此写出报告，就为本国政府决定对驻在国和其他国际事务的政策提供了良好的条件，有时甚至可能是最重要的条件。因为没有人能提出比驻在第一线的外交官提出的更详细、更准确、更权威的报告了。
　　因此，各个国家的政府对于驻外使馆和领事馆在搜集情报和提出报告方面都有严格的要求。
　　美国作家马丁·迈耶在他的《外交官》一书中提到：“在英国，美国使馆对于白厅外交部的20多个地区司都指定了专人负责了解情况…及时地了解英国对于某个国家（比如缅甸）将可能制订什么样的政策——并和英国交换关于该国的情报和动态。”
　　所以美国国务院每年都要收到美国驻外大使馆和领事馆发回的大量的报告，据说，“1930年，（国务院）收发的电报全年总计稍多于200万字”，但是到肯尼迪掌管白宫时，“每两个月的电报业务就超过了1930年的全年。到1977年，国务院的电报往来已超过每天20O万字”。
　　由此可见一个国家的驻外机构在搜集情报方面的工作任务之重。
　　不过大使馆和领事馆在从事这一方面的工作时，有一条重要的原则是必须严加注意的，那就是，必须经由合法手段来收集必要的情报。
　　通过合法手段搜集情报，了解驻在国方面的情况，是国际法所允许的，是《维也纳外交关系公约》所明确规定了的。每个国家也都有义务和责任为驻在本国的外国大使馆和领事馆提供有关本国的各方面的情况，并为各国大使馆和领事馆了解本国情况提供必要的方便。
　　一名行为正当和体面的外交官应当怎样来完成搜集情报和了解信息的任务呢？印度学者、外交学家B·森对此有大段论述，谨简要摘引如下：
　　“调查接受国状况与发展的方法。在这方面，重要的是外交使节用来调查驻在国状况和发展的途径，以便向其政府提供正确的情报。《维也纳外交关系公约》规定，外交使节应以合法手段调查驻在国的状况和发展情形。但该公约未说明何种手段应被视为合法。在尊重出版自由的民主制国家，报纸是最有用的信息来源之一。有关本国和外国事件的新闻报道和社论述评，有关政治领导人对国内、国际问题的讲话报道，政府部长的政策声明以及议会的辩论等，不仅为外交使节提供了有关该国状况与发展情形的有用材料，而且还提供了各政党对这些问题的观点以及有关该国对重大国际事件的态度的有用材料。除了报纸报道以外，外交使节有时去旁听议会的会议，特别是旁听议会在政府部长讲话后就重要政策问题进行的辩论更为有益。政府首脑举行的记者招待会也很重要。外交使节为正确判断驻在国的状况与发展情形所需了解的所有事实和情报，也并非仅仅来自上述渠道。有些问题被视为具有不公开性质或者公布于众尚不成熟，如与外国签订条约或协议的建议或谈判进展情况，或有关政府政策在确定之前的制订问题，还有些问题对于报纸读者来说并无多大意义，但对于外交使节作出判断和提出定期报告却有相当价值。因此，一个外交官必须通过非官方渠道了解许多事情。在这方面，社交活动用处极大。外交官应广为社交。”
　　B·森还指出：“外交使节或使馆馆长并非亲自从事所有情报搜集工作或参加各种讨论，他是在使馆负责政治和经济事务的职员以及处理各种专门间题的专员的协助下开展工作的。向本国政府提供的定期报告是使馆全体外交官员进行观察和判断的结果。每一位官员，上至使馆馆长，下至最低一级的秘书，都结交一些与其同级的熟人，并把所了解的情况记录下来。各级外交官员也都仔细阅读每日报纸，参加各种聚会、招待会及各种会议。”
　　当然不能把B·森所讲的视作金科玉律，但他的确讲出了值得外交官们参考的、主要而实用的搜集情报信息的途径和方法。
　　本书用了如此多的文字介绍了政治处官员在搜集情报、了解情况和向本国政府提供报告方面的工作，虑事周到的读者可能会问：当今时代，新闻事业如此发达，世界上发生任何事情，电视、报纸马上就会详细地加以报道，远在天涯海角的人们都可以知道得一清二楚，各国政府不离首都也一样可以对事件了若指掌，何必还要使馆的官员们为此费尽心力呢？
　　其实，新闻报道和大使馆的搜集情报是全然不同的事情。英国资深外交家杜威廉在他所著的《外交途径》一书中讲过这样一段话：“记者总是抢时间的，他关心的是事物发展的苗头，而不是事物的背景情况。不管有多么大的猜测性，他必须试图做出结论，因为他知道，他写出来的东西再过一天就被当作废纸去包鱼了，他有很多机会改正自己的错误。他写的东西要能使读者买他的报纸。如果他写的报道像大使写的汇报那样，报纸的销路就会立刻下降。大使用不着同通讯社抢发消息，也用不着同报刊和电台的最新消息和评论争高低。他发回国内的电报，都是汇报秘密的讨论情况。他的电文，应当成为本国政府考虑、判断国际形势的基础。因此，他的汇报与报刊上的报道完全是两码事。”
　　的确，新闻记者重视的是新闻的趣味性和时效性，他们追求的是快，是有爆炸性，有吸引力。他们不必刻意追求信息的准确，只要能及时发出，抢在其他报刊和通讯社之前；如果有偏差或错误，他们可以在第二天的消息中更正；他们也可以不必在消息的背景和内幕上下很大功夫。他们的评论可以比较随意，可以从自己喜欢的角度切入，可以停留在任何一个深度。
　　大使馆的调查研究工作则必须建立在大量搜集准确可靠的情报的基础上，对情况的了解必须尽可能做到全面、清楚、准确、无误；大使馆对形势发展的评论和估计必须具有充分的理由，足够的根据，要具有重要的参考价值。显然，使馆的调研报告，会有更多的深层的东西和秘密的东西。这自然是一般的新闻报道所全然不能比拟的。
　　广交朋友
　　政治处外交官的第二项重要任务，那就是交朋友，和驻在国有关方面的人士建立良好的关系，包括良好的私人关系。
　　这也是全馆性质的任务，而且首先是大使的任务——大使在这项工作中首先是和政治处一致的。当然，政治处在这方面有自己的领域和重点。
　　中国有句老话：在家靠父母，出外靠朋友。外交官对此大概体会最深了。
　　广交朋友，可以说是外交官的职业要求，是外交官的工作基础。一名外交官能否开展工作，工作开展得如何，常常取决于他是否能够在驻在国结交一批真诚的朋友，争取和他们达到深交的程度。
　　外交官要了解情况，收集信息，除了报刊文件书籍资料，除了电视广播报告讲话，一个重要而又不可替代的信息来源就是朋友。朋友们有时能向你提供你从其他地方得不到的信息，朋友们有时会告诉你报纸上决不会披露的内幕。
　　即使没有更新更多的情况能提供给你，朋友们的看法、议论、判断、估计，也会扩大你的视野，启发你的思考，深化你的理解，验证你的观点。
　　对于政治处的外交官来说，他们应当交往的，主要是政府机关，尤其是外交部，还有政治研究机构、大学、新闻界、外交界、政党，以及司法界、财界的人士等。
　　当然，朋友并不能分门别类，即使文化界的朋友，也能在政治上提供一两条重要信息或意见；证券业的朋友，也常常会知悉一些时局变动的蛛丝马迹。对于政治处的外交官来讲，只是有一个大致的范围，而朋友则是越多越好。
　　作为大使，交友是其主要工作任务之一。由于大使所具有的身份，虽然他交友的主要范围和政治处基本一致，但他所结交的应当是高层次的朋友，要和总统、总理、部长、司长一级的人物结识，要和议员、政党领袖结识，要和企业界、银行界、学术界、法律界、新闻界、宗教界、文艺界的头面人物结交。一句话，要和有决策权力和决策影响的人物交往。
　　外交家科尔·德布拉缅怀往事时说：“和人打交道是外交活动的第一需要。
　　“如果，他个人（指大使——引者注）与这个政府里的一些重要人物有亲密的关系（在必须这么做的国家中，甚至不惜牺牲与反对派的友好关系），使他们相信他是友好的，便会产生巨大的影响。一个有经验的大使会懂得尽力去培养那种关系，以便获得信任的资本。在政府外面很可能还有许多有影响的人，在立法机构中，在政党中，在关键的经济和业务岗位上，在新闻媒介里，也许在宗教生活中，他们对某些决定和公众舆论有着广泛的影响。”
　　外交学家B·森讲道：“外交官应广为社交，包括结识外交部和其他重要政府部门的官员，外交团的同事，以及诸如报纸编辑、记者、议员、政党领袖、企业家和商人等各界人士。当然，更应同政府高级官员建立密切的联系。因为，他们中的某人略作暗示就会使外交使节顿开茅塞。编辑和记者往往掌握有用的信息，使其能够正确地判断政治形势。同他们一同进餐和交谈也许有助于外交官澄清自己对问题的看法。议员和政党领袖们总是有着自己的观点，同他们交往可以帮助外交使节了解对各种问题的不同观点。企业家和商人是行家里手，可以为外交使节提供有关市场情况、驻在国的工业需求、该国可获得的资金来源以及工业和商业的各种其他情报。同外交界同僚交换情报有助于他了解可能被遗漏的许多情况。外交招待会和非正式晚宴往往有助于外交使节维持其社交关系。”
　　在各国的外交实践中，有太多的事例说明了交朋友的确是完成外交任务的一个重要手段。
　　马丁·迈耶举了美国驻新西兰大使为例，这位曾经担任过议员的“大使阿密斯达德·塞尔登保留了他对于院外活动集团的热爱。他在新西兰总是长时间地在议会里逗留不去，终于熟悉了几乎所有的国会议员的名字。在华盛顿想知道的新西兰某方面情况极少有的时刻，塞尔登都能告诉他们”。
　　中国资深外交家顾维钧就外交官交朋友这一点评论说：
　　我习惯于外出从事活动以建立良好的关系……我觉得外交关系只不过是两个国家、两个民族之间的关系的最终表现。为了增进这种关系，有必要了解对方国家的各个方面、其社会性质以及幕后的各种势力。这就意味着，你必须和国会中那些意见受人重视的领袖们交往并了解他们。特别是在法国，政党的作用很大，政府不断倒台和改组，巴黎的政客非常活跃善变。我在巴黎任职1O年当中，大约有20次内阁上台和下台，有的执政一年，有的仅三天。所以我把了解这些人作为自己的工作方针，不但要了解那些当政者，而且还要了解那些意欲推翻现政府的政党领袖。
　　法国的新闻界也很重要，因为他们比较自由而大胆。法国报纸玩弄权术比美国报纸还要厉害得多。美国的大报把活动限制在办报工作和赚取更多的金钱。而在法国，有好几家报纸却是不同政治家集团的喉舌。固此，重要的是不仅要了解那些支持现政府的报纸编辑，而且还要了解支持雄心勃勃的政客的报纸编辑。
　　此外，还有知识界，即大学教授和法兰西学院院士们。出于某种原因，他们在法国社会中享有很高的声望，被看作是国家的智囊。
　　当然还有银行界，法国是资本主义国家，毫无疑问，银行对国内政治有很大影响。还有天主教教会。蒙齐奥是我的一位朋友，他是代表梵蒂冈的罗马教皇使节。他认识法国的主教、大主教和枢机主教，我经常通过他得以和天主教的领导人相识。在法国，天主教徒的人数远远超过基督教徒以及任何其他宗教的信徒。
　　换言之，我认为了解这个国家，分析其势力的真正核心，然后设法与之接触是有必要的。人们认为我是巴黎的消息灵通的外交官之一。
　　约翰·伍德和简·塞莱斯在他们的《外交礼仪与礼宾》一书中讲到了外交官们交友的问题。他们说：“和驻在国的权力核心的人士及外交界的同事们结交是容易的，可是他们（外交官）同样应当和那些在驻在国具有重要作用和影响的非官方人士打交道，无论他们住在首都还是生活在外地，尽管他们可能是沉默寡言和难以结识的。大使和他的官员们固然应当努力发展和保持与驻在国的上层人士的关系，而同样重要的是，他们也应与下层人物结识和保持来往。”
　　这对于外交可以说是一项十分深刻的见解。
　　美国驻伊朗大使沙利文的一段叙述为此提供了活生生的明证。
　　沙利文讲到他1977年到伊朗任职后，发现伊朗政局出现了不稳的迹象，当时他迫切需要得到各方面的情报和信息，他说：“伊朗生活中使我感兴趣的另一种社会结构是城镇市场。多少世纪以来，伊朗的买卖活动一直是在这些商业中心进行的。我记得几年前第一次访问伊朗时，人们就带我去德黑兰北部地区谢米兰一个大型市场。那是一些简易的棚屋，像所有的亚洲市场那样挤满了小商小贩的各种货摊。然而，货摊摆出的货物琳琅满目，其数量之多，品种之全，是我以前从来没有见过的。这里的商人们显然经营着一个复杂的商业系统。他们控制着贸易渠道，把货物从世界各地弄到伊朗这些小零售点来。
　　“在我读过的有关伊朗的材料中，我发现这个国家有史以来的许多时期里，城镇市场一直是进行政治阴谋活动、金融活动和社会改革的中心。我从读过的材料中还了解到，城”镇市场还是大多数清真寺的财政基础，商人和什叶派神职人员之间来往非常密切。
　　“因此，我发现我们大使馆同城镇市场缺乏联系，我感到非常失望。我知道，过去这种联系是很密切的。”
　　沙利文大使对于大使馆的官员与伊朗下层人士缺乏联系显然感到不满，而这里的工作使他不满的还不止这一点，所以他“决定使馆同持不同政见的政治家保持接触，最好是通过政治组的官员，而不要由我直接出面。后来，我把表示要见我的人介绍给我手下的两名政治官员，由他们在适当的地点会见这些政界人物，通常是在他们自己家里或这些政界人物的家里。就这样，在1978年暮春，使馆开始同一度在我们研究范围之外的不同政见势力建立了联系”。
　　从上面所引述的关于结交朋友的事例中可以引申出来的是，大使或使馆政治处的官员应当重视和反对党的领导人及高级人士建立良好的关系。西方不少国家都实行两党制或多党制，当某一个政党执政或某几个政党组成联合政府时，另外一个党或一些党就暂时处于在野地位。一个时期之内，这些在野的政党并不具有重大权力，对于政府政策也不会有多大的发言权。但是使馆仍然必须重视这些在野党。因为他们仍然是该国社会中的一股重要的政治势力，他们反映着一部分人民的政治意愿，对于选民的政治倾向依然有着重大影响，而且他们也有着上台执政的可能，也许下一届政府就将由在野党来组织。和他们开展必要的交往，当然有助于深入了解驻在国政治局势的内幕，把握其政治形势发展的动向；而且，一旦在野党在下一次大选中获胜组阁，大使馆就不会因为在该党在野时轻视了他们的领导人而遭冷落，反而可能会因为在对方处于困境中时给以重视和关怀而得到友情的回报。
　　有人用了一个形象的比喻来形容此项工作，叫做“烧冷灶”，描绘得还真是颇为生动。
　　对外宣传
　　政治处外交官的第三项重要任务就是对外宣传，向驻在国政府和人民宣传关于本国的政治、经济、军事、文化、社会、人民生活等各个方面的情况，增进驻在国政府和人民对本国的理解。这其实是整个使馆所有外交官都必须认真履行的职责，作为政治处官员，自然应当在政治二字上下更多的功夫。
　　政治处官员和大使要进行宣传的首要事项，是本国政府的外交政策。亚当·沃森说：“鼓吹一项政策是大使的职责，劝说另一个政府去接受这项政策，也许实际上会帮助促进这些政策的实现，这个任务仍然肯定首先落在大使本人和高级外交官员身上。”
　　一个国家要想成功地推行本国的外交政策，要想和其他国家建立友好关系，首先自然要说服其他国家的政府和人民理解本国的政治意图，相信本国政府的政策。大使和政治处的外交官在对外宣传本国政府政策方面负有重要责任。
　　宣传首先当然是向着驻在国政府。要通过各种方式，利用各种场合，向驻在国政府首脑、各部部长、各级政府官员，说明和介绍本国的政治意图与政策，向他们介绍本国的政治体制和决策过程，阐明本国的政治态度，提供有关本国政策的文件资料，解答他们对于本国政策的任何疑问，还要解释本国采取某项政策的原因和理由，乃至说明有关的历史沿革。
　　对驻在国政界领导人物的宣传工作可以采取宴请、招待会等较轻松的方式或利用共同参加某项社交活动的机会，也可以通过直接约谈、专题说明的正式渠道。
　　除了做政府领导人和政界要人的工作，大使和政治处官员还应当向驻在国社会各界和广大人民进行宣传，利用一切可能的机会，采取演讲、座谈、讨论、交谈等方式，结合对本国的社会、历史、文化、民族等方面情况的介绍，把本国政府的政策向他们作充分的阐述和说明。让人民理解，让人民支持，是一项政策执行成功的保障。外交政策要想得到成功的贯彻，不但要取得本国人民的理解和支持，也同样需要取得其他国家人民的理解和支持。
　　宣传的另一项重要内容是双边关系。大使馆的外交官员有责任向驻在国人民介绍两国关系的发展情形，包括两国政治交流、经济合作、贸易往来，等等。随着通讯交流的日益发达，人们对本国以外的其他国家、对世界的其他部分的兴趣越来越浓，人们日益渴望了解外部世界。因此，使馆的外交官会有很多机会来向驻在国各界人士作宣传。介绍本国各方面的情形和与驻在国双边关系的现状与前景，常常是广大听众十分感兴趣的题目。大使馆的官员在介绍双边关系情形时显然具有有利条件。双边关系的发展越被人民了解，就越能得到人民的关心和支持，从而也就更加有利于它的巩固和发展。
　　政治处官员还应向驻在国各界人民，尤其是政界、外交界、学术界、企业界等，宣传本国的经济和社会发展情形和政策，宣传本国的政治制度、经济体制，以加深驻在国人民对本国的了解。
　　如美国的宣传机构和外交官经常通过各种方式和场合，宣扬美国的民主、自由以及美国的政治制度、价值观念。
　　中国外交官近20年来经常被邀请去向驻在国听众介绍中国的改革开放。还有如中国的计划生育、中国的环境保护以及诸如中国对人权问题的观点和人权状况、中国对世界重大国际问题的立场和台湾问题、西藏问题等，也是中国外交官应当花大力气进行宣讲和介绍的题目。
　　驻在国人民对本国方方面面的情况有了更深入的了解，就会有助于发展两国人民之间的友谊，加强两国的经济合作，并进而巩固两国政府之间的关系。
　　除了政治，可以和应当作宣传的内容和题材相当多，大使馆的各个处室部应当负责各自领域的宣传工作，政治处虽然以政治为主，但是当然不能只是干巴巴地对驻在国人士宣讲政治，而必须和应当是一种综合性的宣传。在关于文化处和新闻处的章节里，本书还会对宣传工作多讲几句，此处就介绍到这里为止。
　　接洽磋商理事办案
　　政治处外交官的第四项重要任务，是办理接洽、交涉、磋商、谈判等事务。
　　不少读者会从报纸或电视上得知，某国政府部长召见某某国大使了，或者某国大使馆高级外交官拜会了某某国政府外交部副部长；也有时是某国大使向某某国政府提交厂抗议照会，或者某国政府向某某国大使馆致送了备忘录。
　　这都属于大使馆办理的外交交涉。只是报纸和电视上透露出来的，次数少得太可怜，真真正正地只是冰山的一只角，而且还只是一只小角。
　　实际上，一个大使馆所办理的外交交涉，其次数要远比人们从表面上所看到的多得多，其中绝大多数是不上报纸、电视的。这固然是因为大量的交涉毕竟是属于事务性的，没有多大的新闻价值，而另一个重要原因则是因为外交方面的交往、折冲，还是以不曝光为宜，尤其当一项条约或某件要事尚在谈判或安排之中，保持秘密常常更有助于问题的圆满解决。至于极少数事例在新闻媒体上被宣布甚至被渲染，往往是由于外交或政治上的原因，并且大都是经过精心选择的。
　　大使馆办理的对外交涉，涉及方方面面，一般按业务分，由各处分别承担。如军事方面的交涉由武官处负责；商务、贸易、金融、关税方面的交涉必然归商务处管；有关文化、体育、民间组织来往、友好城市关系的交涉，往往属文化处的业务范围；领事保护、移民事务等等当然由领事处官员出面处理。但是，办理对外交涉数量最多的，还要数政治处，他们主要负责两国政治事务、双边政治关系和政府之间的高层往来。
　　政治处所办理的种种对外交涉，大致可以分为四类：一是了解情况，说明政策；二是磋商讨论，协调立场；三是交涉谈判，解决问题；四是接洽联系，实现交流。
　　了解情况，阐明政策，是外交交涉中很重要的一部分。在纷繁复杂的国际关系当中，各个国家都需要对国际上每天发生的事情加以密切的关注，并及时采取有利于本国利益的对策。为了对形势做出明确的判断，就需要对情况有清楚的了解，也需要对其他国家、特别是邻国或有关国家的看法、立场及政策有清楚的了解。这就需要与有关国家及时交换看法，彼此说明立场和政策。而当本国国内或与另一个国家之间发生了重大事件，也有必要向其他国家说明事实真相，澄清本国立场，阐明本国政策。
　　1962年，中国和印度之间爆发了边界战争，为了让世界各国明了中印边界问题的真相和中印战争发生的真实原因，中国政府指示其各驻外使馆向驻在国政府作准确而详细的说明。
　　80年代后期，两个德国统一的问题又在国际政坛上成为人们关注的重点。为了了解其他国家对此问题的态度和政策，一些国家的使馆就奉本国政府之命，向驻在国政府进行了解，各国政府即可汇总从其驻不同国家的使馆发回的报告，在决策时用作参考。
　　9O年代初期，苏联解体，加盟共和国纷纷独立，对这一形势究竟以采取何种政策为宜，其他国家会取何种立场？这是各个国家迫切需要及时了解的重要情况，各国的使馆为此展开了一系列的外交接触，互相摸底，相互打听，以帮助本国政府制定对策。
　　1997年年中，柬埔寨发生了“政变”，第一首相拉那烈和第二首相洪森发生冲突。对柬埔寨这一情况应当采取何种对策呢？这是摆在各大国和东南亚国家联盟成员国政府面前的一道急需找出答案来的问题。为此，各国就指派他们的驻外使馆去了解有关国家的态度和立场，或音说明本国的考虑和打算采取的政策。而柬埔寨驻外的大使馆则必然会奉命向各国政府介绍本国政府对所发生事件的说明和解释。
　　1997年7月，东南亚一些国家爆发金融危机，周围国家必然会派驻外使馆去向有关国家了解真实情形，以便结合金融、财政、新闻等各方面的消息和评论来做出本国正确的判断；发生了危机的国家也会向周围国家说明本国的真实情形，并了解其他国家的看法，打听一下他们会采取一些什么样的对策，有无可能提供一定的援助，或提供什么样的援助。
　　上面所举事例，是指发生重要事件时的情形，实际在外交中，有时在并未发生非常重要事件时也同样会需要向其他国家了解情况或说明政策。比如A国的某个部长访问了B国，C国驻B国的使馆官员就会向B国外交部了解A国部长来访的情况。或者A国的总理访问了B国，访问结束后，A国驻C国的使馆官员就可能奉命向C国政府通报本国总理出访B国的情形。
　　还有一种情形是A国驻B国的使馆为B国政府向C国政府转达某个信息或说明某个情况。这在本节前面讲到的中美关系局面的打开中就曾发生过。如美国总统尼克松为了向中国领导人表达改善两国关系的愿望，就曾托巴基斯坦领导人和罗马尼亚领导人向中国方面转达信息。再如本世纪50年代初朝鲜战争爆发后，中美两国都被卷入。为 了在当时的紧张情况下：做出最妥善的决策，两国通过印度使馆的渠道交换了重要的信息。当时的中国总理周恩来曾通过印度驻华大使向美国方面转达了中国对于这场战争的态度，表明了中国保卫自己国家安全的决心，说明了中国克制和忍让的最大限度。尽管最后战争未能避免，但这条外交渠道还是发挥了它的作用。
　　第二项是磋商讨论，协凋立场。
　　在国家之间交往日益频繁、尤其是多边外交更形发达的当代，各国越来越重视和其他国家的磋商，以及协调对某些国际问题或国际突发事件的立场。
　　就以上文提到的柬埔寨事件为例，有关国家就曾就局势发展进行了必要的磋商，交换看法，协凋彼此的立场，以期作出共同的努力来求得对各方都有利的解决。
　　再以1997年11月召开的中东北非国家第四届经济合作会议为例。由于以色列和巴勒斯坦和平进程受阻，不少中东国家决定抵制这一会议。为了使抵制行动能起到应起的作用，有关国家在采取行动之前，必然要展开紧张的磋商和讨论，协调彼此的立场。
　　1990年海湾战争之前，还有后来南斯拉夫、波黑等国形势变幻之时，各国外交界肯定为磋商和协调忙得不亦乐乎，彼此交换情报和信息，相互说明观点和态度，协调各方的立场和对策。
　　多边国际会议之前，各国之间的磋商就更频繁了。如60年代中期第二次亚非会议召开之前，中国和亚洲的印度尼西亚、柬埔寨，非洲的埃及、阿尔及利亚等国，展开了频密的磋商和讨论，协调立场，以期对于会议的召开与否等问题能取得一致。
　　再以9O年代的联合国人权会议为例，妄图利用人权问题反对中国的美国和一些欧洲国家，会前就多次协商和协调立场；中国及支持中国的一些第三世界国家也反复商量，研究对策。将要出席会议的有关国家代表团责无旁贷地都各自为实现本国的意图奔走忙碌，他们国家驻其他国家的大使馆也同样要与驻在国政府反复磋商，以期争取更多的支持国，在会上争取到最有利于本国的结果。
　　又如国际条约的讨论和签署，各国在形成条文时和决定签署之前必然需要和其他国家商量，除了会议上的讨价还价，更多和更起作用的还是会外的磋商、讨论、折冲、协调。各国驻外使馆将是此类活动中的重要角色，他们在本国政府与驻在国政府之间，或联络，或协商，为各国立场的协调和配合奔走传话。
　　第三项是交涉谈判，解决问题。
　　历史上，两个国家之间发生了问题和纠纷，曾经往往以军事手段作为解决问题的方法。但到今天，世界各国普遍认识到，任何争端和矛盾，用武力解决绝不是好办法，最佳的选择是通过谈判和协商来消弭分歧。所以，使馆在交涉和谈判方面的任务，比从前更重了。
　　在交涉和谈判中，有些重要问题或专门事务，比如边界问题、领事事务、商务条约等等，各国会从国内派出谈判代表团与对方进行谈判。这些问题有的是因为其重要性，有的则是因为要求谈判人员必须要有专业知识，需要国内专家参加。
　　即以上述专门谈判为例，正式谈判启动之前就需要使馆为之做大量工作。如两国是否举行谈判；就什么问题进行谈判，或者本次会议谈判哪一个问题；谈判在哪一级进行，双方各由何种身份的人员出面；谈判在什么时间举行；将要在什么地方谈判，在第三国提供的场合，还是轮流在两国大使馆；等等。这些都要由有关两国的外交部和驻对方国家的大使馆之间进行多次的磋商和谈判，确定一下来之后，谈判才能开始。
　　以中同和一些国家举行的建交谈判为例，在双方获悉对方有与本国谈判建交的愿望之后，两国将就在什么地方举行谈判和由哪一级别官员作为谈判代表进行磋商。6O年代，中国驻法国大使馆承担了多次这类的谈判任务。进入7O年代，纽约中国驻联合国的代表也多次作为中方全权代表参加了这类谈判。而在两国驻法大使或驻联合国大使开始谈判之前，他们的出席，他们谈判的题目，也都是事先通过外交渠道商议的。只有双方对有关举行谈判的各项准备事宜达成了一致意见，谈判才会开始。
　　各国间发生的一些纠纷往往是两国外交部和使馆之间交涉谈判的重要内容。比如议会通过了不利于两国关系发展的某项决议，某位官员发表了有损于双边关系的谈话，政府实行了某项损及对方利益的政策，大使馆和驻在国外交部之间就会多次就此类事项展开谈判和交涉。
　　有时某些突发事件也要求使馆积极进行交涉。一个突出的事例是1971年中国共产党副主席林彪叛变出逃，所乘飞机在蒙古境内坠毁。当时蒙古政府认为系中国军用飞机侵犯蒙古领空，中国方面自然拒绝这一指责。在解决有关飞机坠毁造成的问题的同时，双方也为这是否是“侵犯领空”而在谈判中争执不下。中国大使许文益在当时情况不明的条件下，尽其所能地展开了和蒙古国政府的交涉，妥善处理了有关事宜，维护了国家尊严和利益。
　　当今世界多边外交活动越来越繁忙，国际组织的作用越来越重要，各国因此也更加重视参加国际组织的活动和由本国人员出任国际组织的职务。为了争取在国际组织中获得重要地位，如联合国安全理事会的成员，或由本国人员出任国际组织中的重要职务，如国际法庭法官，某个国际组织的主任或副主任，各国经常要求其他国家在这些方面给予支持，或者相互支持。各国外交部和各国的大使馆之间的外交渠道就常常于其间发挥重要作用。这自然成了各国外交官从事交涉谈判的重大内容之一。
　　除此之外，国家之间还有大量的日常发生的纠纷和事务，驻外使馆的外交官常常奉命出面进行交涉。
　　比如边界发生了小纠纷，飞机或渔船闯入了领空或领海，驻在国某地发生了有损本国尊严之事，某个出国访间的代表团遇到了什么小麻烦，以及其他一些可能并无重要政治意义、但却必须通过两国政府才能解决的种种小事和小问题。
　　有心的读者可以在外交部门口经常看到大使馆的汽车进进出出，其中相当多的次数，就是为了与外交部官员进行这类交涉和谈判。
　　第四项是接洽联系，实现交流。
　　国家和政府之间的人员交流，在当今世界已越来越受到重视。随着交通的发达，各国的国家元首，政府领导人，各部部长，经常到其他国家去访问。这已成为今日世界政治舞台上一道越来越亮丽的外交风景线。
　　这种元首或首脑级的出国访问的实现，就与各国驻外大使馆政治处的官员们的辛苦工作分不开：
　　国家高级领导人——国家元首、政府首脑和政府各部部长的出访，常常需要作长时间的准备。
　　这类高级人物的访问，当然是出于双边关系的需要。
　　尽管现在交通和通讯已经非常发达，国家和国家之间交流情况、交换意见都已十分容易，而且各国也都有大使馆在外国驻扎，但领导人的互相访问，对于推动双边关系的发展，或解决双边关系中的问题，仍然具有重要作用。
　　各个国家往往根据本国与他国双边关系发展的需要来决定是否、何时和如何开展两国的高级互访。这类互访，有的是为了巩固已经十分友好的两国关系，有的是为了推动双边关系新的发展势头，有的是为了建立新领导人之间的个人关系，有的是为了打破双边关系中的某些僵局，也有的是为了在国际格局中为两国谋求更有利的地位。也有一些小国领导人是为了寻求援助而出访大国。而部长级的访问，相对要更为务实一些，常常是为了磋商解决两国关系中的某些具体问题。
　　因此，是否进行高级访问，及何时进行，往往在很早的时候就要通过外交渠道来加以确定。所谓“外交渠道”，就是由外交部和大使馆构成的。
　　高级访问当然有的时候是由领导人本人根据其对国际形势的判断来决定的，还有许多时候，则是由外交部门或大使馆根据双边关系发展的情形和外交工作的需要而建议的。
　　这类建议一旦成为决策，外交部门，包括大使馆，就要开展积极的工作了。
　　首先是和对方洽商，确定是否同意进行这样的访问。在两国都认为有必要安排这样一次访问后，就要就具体事宜进行磋商。
　　初步的洽商内容包括访问在何时进行最为适宜，以何名义发出邀请，和以何种方式进行。
　　接下来则是对于访问细节的谈判，这方面的问题有：访问的具体日期，访问的详细日程，访问的各个地点，参观的各处场所，期间会见的人物、会谈的方式、出席的活动，以及交通条件、食宿安排、安全措施、迎送规格，甚至领导人休息的方式与安排，还有夫人的活动，等等。
　　关于这些内容，决不是一两次或者三四次磋商和谈判所能够达成一致的。国家元首或总理级人物的访问，到一定时候，还常常由国内派出专门代表团，或叫先遣组，参与使馆与对方的谈判，落实与访问有关的各项事宜。部长一级的访问，使馆也要与对方进行多次的洽谈。
　　除了上面讲到的关于访问的事务性安排外，更为重要的是关于访问的政治性或者说业务性内容。领导人出访决不能只是游山玩水，决不能只是一场礼宾演出，访问要成功，就必须有实质性的成果。
　　领导人在双边会谈中将讨论哪些问题？访问后要不要发表某种文件，如公报或联合声明之类？访问中有没有什么重要文件可供签署，以显示访问的成功？
　　诸如此类问题，也要在访问进行前两国有关官员（其中当然少不了使馆的外交官）的磋商中一一加以研究商定。
　　上述种种并非要夸大使馆的作用，其实使馆作为前方的谈判代表，并没有任何决策权力，使馆官员更大程度上只是从国内领取必要的指示，向对方作清楚的表达，再把对方意见报回国内。但是使馆决不只是一只高级传声筒。使馆在与对方谈判时，要根据国内指示，尽可能争取说服对方，满足国内要求的条件。而作为驻在当地的派出机构，使馆也有责任把驻在国的实际情况向国内作如实的汇报，以帮助国内有关部门做出最有利又最实际可行的决策。这可以说也是使馆发挥其折冲、谈判能力的最佳机会之一。
　　当有关访问的一些具体安排和活动达成一致后，政治处外交官将要为访问作进一步的准备。
　　即如对于高级访问中两国领导人会谈的内容，当然要由国内外交决策部门来作决定，因为只有国内的领导人和外交决策部门才决定着本国的政治意图，才最清楚地了解本国在政治和外交上的需要，才明了国际形势及与之有关的双边关系之间的联系，才掌握着双边关系发展的全面情况，因而也才能作出最妥当和最有利的决策。但是使馆也有责任和权利提出参考意见，使馆作为驻在当地的机构，对驻在国的了解还是要优于国内，尤其是对于驻在国一些内幕和深层情况的实地了解，他们可以从这一角度，对两国领导人需要会谈些什么内容，讨论些什么问题，提出意见，以利于国内的决策。而国内外交决策部门一般也会征询使馆的意见，因为这毕竟可以算是“知彼”的一条重要途径。
　　使馆还须利用其驻在当地的有利条件，为访问准备大量书面材料，首先重要的便是关于驻在国的基本情况，该国的地理、人口、民族、历史、政治体制、政治形势、外交、军事、经济、资源、文化、科技、人民生活等方面；其次是两国关系，其发展过程、历史演变、当前状况、政军经文各领域来往详情，和有待解决的问题；以及其他材料，诸如领导人即将访问的地点的介绍，即将参观的机构的情况说明，即将会见的人物的背景材料；以及可能会有被使用机会的、适应于各个场合的发言稿。领导人尽管可能才识超群，但日理万机，忙于国务，对于即将访问的国家的情况未见得十分熟悉。有些大国，如美国、中国、俄国、法国、德国、英国、日本，人们一般都比较了解，领导人自然也会有关于这些国家的丰富知识，但这种了解未必是全面深刻的，更往往是不系统的，真要前去访问，还是有必要先看一些全面的材料；至于其他小一些的国家，平日很可能不大听说，就更有必要事先作一番仔细的学习了。关于要去参观的地方，要会见的人，能先知道一些背景情况，看的时候和谈的时候就会更有针对性，更加心中有数，因此也是极为有用的。这些材料在国内都应由外交部和有关部门负责编写上送，但其实他们的材料主要来自于驻外使馆。使馆早早地就要为此搜集和编写大量的资料，及时发回国内。国内有关部门还可能随着准备工作的进展而不断提出新的要求；由于两国对访问安排的逐步落实，一些计划也有可能发生变化，准备的材料也就需要随之而更新、补充。甚至在访问过程中，访问的地点、会见的人物、参观的场所等也可能有所更改，使馆也要随时准备提供必要的参考材料。这项工作，从访问一旦确定就要开始，直到访问结束才能算最后告竣。
　　访问正式开始后，整个使馆都要投入接待，要全力确保访问的顺利进行。政治处作为使馆的一个职能部门，也必然要恪尽职守。
　　重要访问进行过程之中，会有一场接一场的外交活动，有会见、会谈、宴请、餐叙，也会有出席群众大会、发表演讲、会见记者等。以中国国务院副总理邓小平1979年2月访问美国为例，整个访问日期不足8天，但一共安排了76场各种活动，平均每天1O场。这些活动，使馆的高级外交官要场场陪同出席，同时也应在这样的活动中开展工作，而且更重要的是要保证每场活动都能顺利进行，不出任何差错。
　　对于一场重要的高级访问，必然还会有大量的文字工作要做，会有大量的报告、通报、记录等要撰写、编辑、整理。
　　接待一个国家元首或政府首脑级的代表团的访问，对任何一个国家的驻外使馆都不是一件轻松的差事。举例来说，美国总统出访的时候，全部办公用品、通讯器材，连总统举行宴会的食品、酒水都要带上，可以想象，为了保证这样一个庞大代表团的一切活动运转正常，驻被访国的美国大使馆要付出多大的努力！如美国总统尼克松1972年首次访问中国时，其一行总人数（包括保安、通讯人员和记者）达391人，再加上专矾机组人员和为此次访华作具休准备的先遣组，全部人数为494人。接待这样大规模的代表团，其工作量之大可想而知。好在当时美国还没有和中国建交，所以大量的准备工作部由中国方面负担了。
　　接待低一些级别的代表团的访问，事情当然要少许多。但是外交官们一样要从最初的联系工作做起；一样要逐步落实访问计划、人员、项目、内容，直至具体接待方案——吃、住、行、游；一样要从接机开始关照代表团的逐项活动，确保访问过程一切顺利，不发生任何意外。
　　而这种领导人的出访，在如今时代，次数之多，真如走马灯一般。我们可以来看一看按很不完全的统计开列的1994年美国领导人出访情况：
　　1994年1月，美国总统克林顿赴欧洲访问捷克、乌克兰及俄罗斯，并在日内瓦会见叙利亚总统阿萨德；财政部长本特森访问中国。3月，副总统戈尔访问巴西；国务卿克里斯托弗访问中国，又去俄国会见俄国外交部长科济列夫；国防部长佩里访问俄国、哈萨克斯坦、乌克兰和白俄罗斯；商务部长布朗访俄。5月，副总统戈尔访问南非。6月，克林顿总统访问意大利、法国、英国和波兰；商务部长布朗访问巴西。7月，克林顿总统访问德国、拉脱维亚，赴意大利出席西方七国首脑会议。8月，副总统戈尔访问乌克兰。10月，克林顿总统访问埃及、约旦、以色列、叙利亚、科威特和沙特阿拉伯；国防部长佩里和联邦储备委员会主席格林斯潘分别访问中国。11月，克林顿总统赴印度尼西亚出席亚太经济合作组织（APEC）非正式首脑会议；国防部长佩里访问巴西。12月，副总统戈尔赴俄出席美俄联合委员会第四次会议；国家安全顾问莱克访问埃塞俄比亚、卢旺达等非洲8国。
　　这张单子是很不完整的，实际美国领导人在那一年中出国访问的次数还要多，我们无意把世界各国——或者哪怕仅仅是美国一国——的领导人出访情况全部统计出来，举这样一些事例，只是为了给读者们一个印象：当今时代，一个国家的政治家们出访是何等频繁，而为了国家领导人的出访，驻在各国的外交官们要做多少工作。
　　本国领导人来访，使馆的外交官要付出艰苦劳动；驻在国领导人访问本国，被访国驻该国使馆也要为之做出极大努力。具体工作内容自然不会完全等同于为本国领导人来访所作的一切，其辛劳程度也不会一样，但费心费力则会是同样的。
　　除了国家元首和政府首脑、政府部长一级的代表团，和除了经济、商贸、文教科卫之外的政府部门代表团的访问